Menu
Pensioenregeling verlengen in 8 stappen
Veel pensioenregelingen hebben een looptijd van 5 jaar. Vroeg of laat krijg je daarom te maken met een mogelijke verlenging van de ‘uitvoeringsovereenkomst’. Het uitgelezen moment om eens kritisch te kijken naar de pensioenregeling. Een pensioenregeling is immers één van de belangrijkste arbeidsvoorwaarden, neem daarom de tijd om dit proces zorgvuldig te doorlopen. Welke verwachtingen heb je op het gebied van kosten en uitkomsten? Hoe zit het met de administratieve performance van de pensioenuitvoerder?
Een mogelijke conclusie is om de pensioenregeling bij een andere pensioenuitvoerder voort te zetten. Zorg dan voor een goede communicatie met uw personeel, zodat er geen conflicten ontstaan.
Structuur bij pensioenregeling verlengen
Structuur is van belang in dit proces, maak daarom altijd een plan van aanpak. Uiteraard kunnen wij dit samen met u oppakken en kunnen we in gezamenlijkheid een adviestraject opstarten.
Inventarisatie
Inventariseren van de huidige pensioenregeling en uw wensen voor de toekomst.
Denk hierbij aan:
- de hoogte van de toezegging
- zijn de kosten nu en in de toekomst houdbaar?
- demografie van het personeel. Dat is een duur woord voor de opbouw van het personeel; leeftijd, gezinssituatie, opleidingsniveau
- benchmark, hoe heeft de concurrentie het pensioen regegeld?
Analyseren
Doorrekenen van de uitkomsten en het analyseren van alle geïnventariseerde informatie. Hiermee toets je of de huidige pensioenregeling nog wel bij je onderneming past en waar deze eventueel op aangepast kan en misschien moet worden. Vervolgens wordt getoetst of deze 'blauwdruk' kan worden uitgevoerd door de huidige uitvoerder.
Alternatieven
Zijn er aanpassingen nodig of verbeterpunten? Dan gaan we op zoek naar een passend alternatief. Zo kan het zijn dat er momenteel een middelloonregeling is verzekerd en wilt u over naar een beschikbare premieregeling. Misschien past de wijze van beleggen niet meer bij jouw onderneming en wil je de mogelijkheden tot maatschappelijk verantwoord beleggen verbeteren.
Onderhandelen
Dan komt het moment dat het pensioenbeleid geformuleerd is. Als je tijdig bent gestart met het proces en hierbij de belanghebbenden bij hebt betrokken, is de volgende stap niet zo heel ingewikkeld, maar altijd noodzakelijk. Afhankelijk van de onderneming zal de personeelsvertegenwoordiging, de OR of de vakbond tijdig, volledig en objectief moeten worden geïnformeerd. In de eerste fase heb je al geïnventariseerd welke wensen het personeel heeft, heb je de mogelijkheden hiertoe geanalyseerd en onderzocht waar dat kan worden verzekerd. Nu komt het er op aan om iedereen op één lijn te krijgen. Mogelijk dat er soms wat gegeven en soms wat genomen wordt. Maar juist dit onderhandelingsproces is sleutel tot het succesvol implementeren van de juiste pensioenregeling en erkenning door het personeel.
Communicatie
Heeft de werknemersvertegenwoordiging ingestemd? Dan zou je denken dat alles in orde is, maar helaas is dat niet altijd het geval! Bij een wijziging van de pensioenregeling moet iedere werknemer afzonderlijk instemmen met de wijziging. En iedereen vindt er wel iets van, hoewel niet altijd gedragen door kennis. De kunst is om helder te communiceren naar en met het personeel, zonder heel technisch te worden. Bij de communicatie valt het meeste te winnen in de relatie tussen de ondernemer en het personeel. Over communicatie is veel te doen. Daarom is dit onderwerp apart in een wet opgenomen.
Aanpassen pensioenovereenkomst
De pensioenovereenkomst wordt meestal door de pensioenuitvoerder standaard meegeleverd. Mogelijk worden niet alle voorwaarden en bijzonderheden omschreven in deze overeenkomst. Denk daarbij aan overgangsmaatregelen en compensatieregelingen. Deze afspraken moeten goed zijn vastgelegd en door alle betrokken partijen ondertekend, soms ook door de partner van de medewerker.
Contract pensioenuitvoerder
Alle afspraken tussen de werkgever en pensioenuitvoerder worden vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst. De werknemer ontvangt een pensioenreglement en een polis waarin alle gemaakte afspraken concreet worden gemaakt.
Tot slot
Afsluitend stel je het personeel in de gelegenheid om de pensioenregeling gepresenteerd te krijgen en geef je uitleg over de gemaakte keuzes, waarin ze zich zullen herkennen. De individuele keuzemogelijkheden worden voorgelegd. Dan is het vanaf nu zaak om de pensioenregeling correct te administreren. Bijhouden van de juiste salarissen, de burgerlijke staat in verband met de juiste verzekeringen, om hiermee fouten in de administratie bij de verzekeraar te voorkomen.
Ondersteuning bij de aanpak verlengen pensioenregeling
Na het volgen van de bovenstaande stappen, heb je succesvol de pensioenregeling verlengd! Wilt u liever ondersteuning in dit proces, neem dan gerust contact op met NLPensioen en maak een afspraak voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek.